To jest najtańszy element całego przygotowania i jeden z najważniejszych. Kosztuje jeden wieczór przy skanerze albo z telefonem w ręku, nie kosztuje nic więcej i zabezpiecza rzeczy, których naprawdę nie da się kupić od nowa.

Zasada trzech warstw

Dokumenty organizujemy w trzech warstwach, bo każda działa w innej sytuacji:

  1. Warstwa fizyczna przy sobie — działa bez prądu, bez internetu, bez telefonu.
  2. Warstwa cyfrowa offline (zaszyfrowany pendrive) — działa bez internetu, ale wymaga komputera.
  3. Warstwa w chmurze — działa z dowolnego urządzenia, ale wymaga internetu.

Trzy warstwy, bo każda z nich zawodzi w innych warunkach. Poleganie wyłącznie na chmurze jest ryzykowne dokładnie w sytuacji, do której się przygotowujesz.

Warstwa 1: fizycznie, w plecaku

Oryginały, jeśli zdążysz je zabrać:

  • dowód osobisty, paszport
  • prawo jazdy
  • legitymacje (szkolna, studencka, emeryta, osoby z niepełnosprawnością)

Kopie — zawsze w plecaku, niezależnie od oryginałów:

  • akty urodzenia (wszystkich domowników), akt małżeństwa
  • akt własności mieszkania / umowa najmu
  • polisy ubezpieczeniowe (mieszkanie, życie, zdrowie) z numerami i telefonami
  • umowa o pracę, ostatnie zaświadczenie o dochodach
  • dokumentacja medyczna: lista leków z substancjami czynnymi, wypisy ze szpitala, książeczki szczepień dzieci, orzeczenia o niepełnosprawności
  • dokumenty zwierząt (paszport, szczepienie)
  • dane kont bankowych — numery, ale nie hasła

Dodatkowo:

  • gotówka w małych nominałach — bankomat i terminal nie działają bez prądu
  • karta kontaktowa z numerami wypisanymi ręcznie
  • klucze zapasowe do domu, samochodu, mieszkania rodziny
  • zdjęcia rodzinne — kilka wydrukowanych. To nie jest sentyment: zdjęcie dziecka jest tym, co pokazujesz, szukając go, a zdjęcie z domownikami może posłużyć do potwierdzenia tożsamości w punkcie zbiorczym.

Całość zajmuje foliową koszulkę albo mały segregator i waży około 300 gramów. W budżecie wagowym plecaka ewakuacyjnego to najlepiej wykorzystane gramy.

Warstwa 2: zaszyfrowany pendrive

Na pendrivie: skany wszystkiego z warstwy pierwszej, plus rzeczy, których nie warto nosić w papierze:

  • pełna dokumentacja medyczna
  • dokumentacja techniczna domu (rzuty, instalacje) — przydatna przy szkodzie i przy remoncie
  • zdjęcia mieszkania i wyposażenia do celów ubezpieczeniowych — to jest rzecz, o której nikt nie myśli, dopóki nie trzeba udowodnić ubezpieczycielowi, co było w mieszkaniu
  • eksport kontaktów z telefonu
  • kopia menedżera haseł

Szyfrowanie jest obowiązkowe. Zgubiony niezaszyfrowany pendrive z aktami urodzenia całej rodziny to gotowy zestaw do kradzieży tożsamości. Wystarczy darmowe narzędzie do tworzenia zaszyfrowanych kontenerów albo funkcja szyfrowania wbudowana w system operacyjny.

Hasło musi znać więcej niż jedna osoba i nie może być zapisane na tym samym pendrivie. Zdanie łatwe do zapamiętania, znane obojgu dorosłym, jest tu lepsze niż losowy ciąg znaków, którego nikt nie odtworzy.

Trzymaj dwa pendrive’y: jeden w plecaku, jeden u osoby kontaktowej spoza miasta albo w skrytce bankowej.

Warstwa 3: chmura

Ten sam zestaw co na pendrivie, w usłudze chmurowej, w zaszyfrowanym archiwum — nie jako luźne pliki.

Dlaczego mimo szyfrowania: bo usługa chmurowa może zostać przejęta, a Ty i tak nie kontrolujesz, kto ma dostęp do serwera. Zaszyfrowane archiwum sprawia, że nawet wyciek danych z usługi nie daje nikomu Twoich dokumentów.

Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe na koncie, z którego korzystasz — i zapisz kody zapasowe na papierze, w plecaku. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe oparte na SMS-ie jest bezużyteczne dokładnie wtedy, gdy nie ma zasięgu; kody zapasowe działają zawsze.

mObywatel — co daje, a czego nie

Aplikacja mObywatel pozwala okazać dokument w formie elektronicznej i jest wygodna na co dzień. W kontekście kryzysu ma dwa ograniczenia, o których warto wiedzieć:

  • wymaga naładowanego telefonu, a bateria jest zasobem, którego w kryzysie brakuje najszybciej;
  • część sytuacji wymaga dokumentu fizycznego — przekroczenie granicy odbywa się na podstawie dokumentu fizycznego, nie aplikacji.

Traktuj ją jako wygodne uzupełnienie, nie jako zamiennik warstwy pierwszej.

Hasła

Menedżer haseł to osobny temat, ale dwie rzeczy dotyczą bezpośrednio tego artykułu:

  1. Hasło główne musi znać druga osoba dorosła w rodzinie. Nie z nieufności — z powodu sytuacji, w której jedna osoba jest nieprzytomna albo niedostępna, a trzeba dostać się do konta bankowego, ubezpieczenia albo dokumentacji.
  2. Kody zapasowe do uwierzytelniania dwuskładnikowego na papierze. Powtarzamy to celowo, bo to najczęstszy punkt, w którym całe przygotowanie cyfrowe się rozsypuje.

Jak to zrobić w jeden wieczór

Realny plan na dwie–trzy godziny:

  1. Zbierz wszystkie dokumenty na stół. Samo to jest odkrywcze — zwykle okazuje się, że czegoś nie ma albo jest nieaktualne.
  2. Sfotografuj telefonem (aplikacje do skanowania dokumentów prostują i kadrują automatycznie; wystarczy standardowa). Nazwij pliki sensownie.
  3. Zrób jedno zaszyfrowane archiwum ze wszystkiego.
  4. Skopiuj na dwa pendrive’y i wgraj do chmury.
  5. Wydrukuj kopie najważniejszych dokumentów i włóż do koszulki w plecaku.
  6. Zapisz hasło w miejscu znanym drugiej osobie dorosłej.
  7. Zrób zdjęcia mieszkania — każdy pokój, otwarte szafy, sprzęt AGD i RTV. Do ubezpieczenia.

Aktualizacja

Dwa razy w roku, przy zmianie czasu, razem z resztą przeglądu:

  • czy dowody i paszporty są ważne (paszport dziecka ma krótki termin ważności i łatwo go przeoczyć)
  • czy polisa jest aktualna
  • czy lista leków się nie zmieniła
  • czy numery na karcie kontaktowej są aktualne
  • czy zdjęcia mieszkania obejmują to, co kupiłeś w ciągu ostatniego roku

Jedna rzecz, jeśli nie masz wieczoru

Zrób zdjęcia telefonem dowodów osobistych wszystkich domowników, aktów urodzenia dzieci i polisy mieszkania, wrzuć do zaszyfrowanego archiwum w chmurze i wydrukuj po jednej kopii.

Dwadzieścia minut, a pokrywa większość tego, co naprawdę boli przy utracie dokumentów.